Informativa privacy
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEGLI ARTICOLI 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679
Gentile Utente,
Welfare4You S.r.l., in qualità di titolare del trattamento, fornisce qui di seguito le necessarie informazioni relative al trattamento dei dati personali, ai sensi dell’articolo 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (il “GDPR”), svolto nell'ambito dell'utilizzo del Portale Welfare Aziendale (di seguito il "Portale").
Chi decide perché e come sono trattati i dati personali?
Il titolare del trattamento dei dati personali è Welfare4You S.r.l., con sede legale in Milano (MI), Via Marco de Machi 7, Codice Fiscale e Partita IVA 09793360968, in persona del legale rappresentante Paolo Barbieri, e-mail info@welfare4you.it (di seguito la “Società” o il “Titolare”).
La Società tratta i seguenti dati comuni che ti riguardano:
· dati anagrafici e di contatto (ad esempio nome, cognome, codice fiscale, luogo e data di nascita, e-mail, numero di matricola);
· dati relativi alle operazioni effettuate sul Portale (ad esempio acquisti di beni e servizi welfare effettuati, richieste di rimborso, versamenti effettuati);
· dati anagrafici dei familiari (ad esempio nome, cognome, codice fiscale, luogo e data di nascita), inseriti volontariamente dall’utente;
· dati forniti nell'ambito delle richieste di assistenza tramite la sezione "Supporto" del Portale (ad esempio nome, indirizzo e-mail, oggetto e descrizione della richiesta).
Inoltre, la Società potrebbe trattare dati appartenenti a categorie particolari, come:
· dati relativi alla salute (ad esempio dati connessi ad acquisti e/o rimborsi di prestazioni sanitarie), qualora l’utente scelga volontariamente di usufruire dei relativi servizi welfare.
Quale è la fonte dei tuoi dati?
I dati anagrafici e di contatto (nome, cognome, e-mail, codice fiscale, data e luogo di nascita, numero di matricola) sono raccolti presso terzi, in quanto comunicati al Titolare dal tuo datore di lavoro.
I dati relativi alle operazioni effettuate sul Portale (acquisti, rimborsi e versamenti), i dati anagrafici dei tuoi familiari - il cui conferimento è facoltativo - gli eventuali dati relativi alla salute nonché i dati forniti nell'ambito delle richieste di assistenza sono raccolti direttamente presso di te, in quanto inseriti volontariamente nell'ambito dell'utilizzo del Portale.
Per quali finalità vengono trattati i tuoi dati e su quali basi giuridiche si fonda il trattamento?
I tuoi dati sono trattati per le seguenti finalità:
- creazione e gestione del profilo utente;
- accesso e utilizzo del Portale;
- gestione delle operazioni di acquisto, versamento e rimborso;
- gestione delle richieste di assistenza e supporto.
La base giuridica per tali finalità è l’esecuzione di un contratto di cui sei parte o l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su tua richiesta.
- gestione degli acquisti e delle richieste di rimborso relative a prestazioni sanitarie.
La base giuridica per tale finalità è tuo esplicito consenso, che potrai liberamente prestare e revocare in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
- adempimento degli obblighi amministrativi e fiscali derivanti dall’erogazione e fruizione dei Voucher Welfare.
La base giuridica per tali finalità è l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare.
Che cosa succede se non fornisci i tuoi dati?
Il conferimento dei tuoi dati è necessario per consentire l'accesso al Portale e la fruizione dei servizi Welfare; ove non venissero forniti, ciò comporterebbe l'impossibilità di dare seguito all'attivazione e all'utilizzo dell'account.
Il conferimento dei dati relativi ai familiari è facoltativo e, in quanto tale, non pregiudica l'utilizzo del Portale da parte dell'utente ma potrebbe impedire l'accesso alle funzionalità che consentono di estendere i benefit ai propri familiari.
Il conferimento dei dati sanitari connessi ad acquisti e rimborsi di prestazioni sanitarie è facoltativo e legato alla specifica scelta dell'utente di usufruire dei relativi servizi welfare; in assenza di consenso esplicito, non sarà possibile elaborare tali richieste.
Per quanto tempo vengono conservati i tuoi dati?
I dati personali saranno conservati per la durata del rapporto contrattuale e, successivamente alla cessazione del rapporto, per il periodo necessario all'adempimento degli obblighi di legge applicabili, e in particolare:
- per finalità fiscali e contabili, fino a 10 anni dalla registrazione dell'operazione;
- per finalità connesse all'esercizio o alla difesa di diritti in sede giudiziaria, fino alla definizione del relativo procedimento;
· i dati dei familiari inseriti facoltativamente dall'utente, fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione da parte dello stesso, salvi eventuali obblighi di conservazione di legge.
- i dati sanitari sono conservati nel rispetto dei termini previsti dalla normativa applicabile e, in ogni caso, per non oltre il periodo necessario alle specifiche finalità per cui sono stati raccolti.
Come vengono trattati i tuoi dati?
I dati verranno trattati con modalità cartacee e/o con l’ausilio di strumenti informatici e/o telematici.
In ogni caso, la Società si impegna a adottare le misure tecniche ed organizzative più idonee a garantire un adeguato livello di sicurezza dei dati dell'utente e comunque a prevenire rischi connessi a perdite, anche accidentali, ad accessi abusivi, a modifiche, distruzione e/o divulgazione non autorizzate.
A chi vengono comunicati i tuoi dati?
I dati saranno trattati da persone autorizzate ed istruite dal Titolare, che opereranno secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza; sarà tutelata la riservatezza dei tuoi dati tramite l'applicazione di misure di sicurezza tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di protezione adeguato.
I dati potranno altresì essere comunicati a soggetti terzi cui la comunicazione sia obbligatoria per legge (ad esempio Agenzia delle Entrate o altri enti pubblici competenti), nell'ambito degli obblighi fiscali e normativi applicabili, ovvero a fornitori esterni operanti in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR (es. fornitori di servizi di gestione delle richieste di supporto). L'elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento è disponibile su richiesta, contattando il Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa.
I tuoi dati saranno trasferiti all’estero?
Il Titolare del trattamento non trasferirà i tuoi dati al di fuori dell’Unione Europea.
Quali sono i tuoi diritti privacy?
Durante tutto il periodo di trattamento potrai esercitare i seguenti diritti privacy:
- chiedere di accedere ai tuoi dati e ottenerne una copia;
- chiedere la rettifica dei dati, ove inesatti, o l’integrazione degli stessi ove incompleti;
- fatta salva l’ipotesi in cui la conservazione dei dati non sia necessaria per l’adempimento di obblighi di legge o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di diritti da parte del Titolare, chiedere la cancellazione dei dati, ove siano trattati in violazione di legge ovvero non ne sia più necessaria la loro conservazione in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti;
- chiedere la limitazione del trattamento: i) in caso di contestazione circa l’esattezza dei dati (per il periodo necessario alla verifica e alla eventuale rettifica degli stessi), ii) in caso di trattamento illecito (in alternativa alla richiesta di cancellazione), iii) laddove siano necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, iv) in caso di opposizione (ove vi sia un motivo prevalente del Titolare rispetto al trattamento e per il tempo necessario a verificare la detta prevalenza).
- revocare il consenso, ove prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
- ricevere copia dei dati in formato elettronico e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento.
È altresì possibile, in qualsiasi momento, esercitare il diritto di opposizione, ove il trattamento sia basato su un legittimo interesse del Titolare.
Infine, sarà sempre possibile proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, ovvero ricorso alla competente Autorità giudiziaria.
Per esercitare i suddetti diritti e/o per avere ulteriori informazioni in merito al trattamento dei tuoi dati, potrai rivolgerti alla Società, scrivendo all’indirizzo info@welfare4you.it o contattare il Responsabile per la Protezione dei Dati, reperibile all’indirizzo: dpo@welfare4you.it
Aprile 2026